Welke online tools zijn nou handig voor (beginnende) freelancers? Toen ik 2,5 jaar geleden ontslag nam bij mijn werkgever en voor mijzelf begon, had ik geen idee welke online tools ik moest gebruiken. Al lerende ben ik daar achter gekomen, en nu heb ik een fijn lijstje van online programma’s die ik graag gebruik. Omdat ik van beginnende freelancers wel eens de vraag krijg wat ik allemaal gebruik, heb ik een lijstje gemaakt. Natuurlijk verschilt het per sector welke online tools je nodig zult hebben, maar dit is alvast een begin. Pik eruit wat jou aanspreekt, en laat de rest links liggen. Enne, ik heb voor bijna alle tools ook nog een voordeeltje voor je!

Lees ook: Mijn digital nomad inkomen: zo verdien ik mijn geld

Online tools voor beginnende freelancers

Bankzaken bij Knab

Mijn allereerste freelance werkdag was in Kaapstad. Ik was al wel langs de Kamer van Koophandel geweest, en had een aantal opdrachten liggen. Maar ik had nog geen zakelijke rekening. Ik vroeg me eerst af of dit wel echt noodzakelijk zou zijn, maar een rondje internet leerde me dat dat het zeker was. Het is fijn om alles gescheiden te houden van je privé rekening, zodat je een goed overzicht hebt van wat er binnen komt, uitgaat en je nog moet betalen (denk BTW en inkomstenbelasting). Daarnaast is het wettelijk verplicht, al wordt daar geloof ik niet streng op gecontroleerd.

Bij Knab kun je online een rekening aanmaken zonder dat je dus daadwerkelijk naar een filiaal in Nederland moet gaan – dit in tegenstelling tot veel andere banken, super ouderwets. Daarmee had het dus voor mij al een streepje voor. Wat ik daarnaast erg fijn vind aan Knab is dat je tot wel vijf extra zakelijke betaalrekeningen en zoveel spaarrekeningen als je wilt kunt openen. Vooral die spaarrekeningen vind ik super handig om potjes te maken, bijvoorbeeld voor BTW en IB. Daar zet ik telkens geld op nadat het binnen is. Inmiddels ben ik zo fan, dat ik mijn privérekening ook van ING naar Knab over aan het zetten ben.

Boekhouding via Moneybird

Oke, de zakelijke rekening was geopend. Nu nog iets voor boekhouding – ook niet onbelangrijk. Veel mensen vinden dit een saaie en vervelende klus, maar dat ervaar ik zelf niet zo. Ik vind het fijn om te weten hoe mijn financiën ervoor staan, en denk dat het ook te maken heeft met of je alles goed bijhoudt of niet. Als dat wel zo is, is het niet in één keer een grote klus. Maar je kunt het natuurlijk ook uitbesteden.

Ikzelf gebruik Moneybird, een heel gebruiksvriendelijk en compleet boekhoudpakket. Je kunt er offertes en facturen in aanmaken, in een aanpasbare stijl. Met de Moneybird app kun je gemakkelijk bonnetjes en inkoopfacturen aan je administratie toevoegen. Daarnaast is het mogelijk om je zakelijke bankrekening te koppelen, aan bijvoorbeeld Knab. Alle transacties staan dan automatisch in je administratie.

Als je je via mijn link bij Moneybird aanmeldt, krijg je een gratis proefperiode van 120 dagen (t.w.v. €60) in plaats van de standaard 60 dagen.

 

Dit bericht bekijken op Instagram

 

Een bericht gedeeld door Digital Nomad NL – Agnès (@agnes.onthemove) op 18 Jun 2020 om 5:45 (PDT)

Uren bijhouden via Toggl

Toggl is een online urenregistratie tool, waarmee je de tijd van elke taak die je uitvoert kunt vastleggen. Het eerste jaar deed ik dit in Excel, maar nu ik met Toggl werk vraag ik me af hoe ik dat heb volgehouden. Geen aanrader dus! Om Toggl te starten vul je een omschrijving van je taak in en ken je het aan een project toe. Als je klaar bent met deze taak, klik je op stop en is er geregistreerd welke taak je hebt gedaan, voor welk project, en hoe lang je daaraan hebt gewerkt. Met de reports van Toggl kun je een overzicht zien van de tijdverdeling van je verschillende projecten en/of opdrachtgevers. Door dit af en toe te evalueren, kun je leren hoe je efficiënter met je tijd om kunt gaan.

Het bijhouden van je uren is belangrijk voor de Belastingdienst. Om recht op aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek te hebben, moet je per jaar minimaal 1.225 uur aan je bedrijf besteden. Uit jouw administratie moet duidelijk blijken dat je aan het urencriterium voldoet. Hier is Toggl dus ideaal voor. De gratis versie van Toggl is voor mij ruim voldoende, maar er is ook een premium optie.

Lees ook: De dingen die ik niet wist voordat ik ging freelancen

Eigen website via WordPress

Voor iedereen die online werkt is een eigen website belangrijk. Het is je online visitekaartje, maar eigenlijk veel meer dan dat. Potentiële opdrachtgevers kunnen er lezen wat jij doet of aanbiedt, zien of lezen waar je goed in bent, en je contactgegevens vinden.

Er bestaan meerdere manieren om snel en gratis een website te maken. Ik ben gegaan voor WordPress, want dat kende ik al en werkt makkelijk. Dan moet je een hostingprovider kiezen. Ik zit bij KeurigOnline, waar ik prima tevreden over ben. Als je je via mijn link aanmeldt, ontvang je €5 korting.

Dan heb je nog een WordPress thema nodig. WordPress biedt er een heleboel gratis aan, kijk daar zeker even naar. Is er geen die aan jouw eisen voldoet? Kijk dan bij ThemeForest, daar bieden partijen zelfgemaakte thema’s te koop aan. Ik heb dat laatste gedaan.

Documenten opslaan via Dropbox en Google Drive

Om documenten op te slaan gebruik ik de online tools Dropbox en Google Drive. Hierdoor worden mijn documenten in de cloud opgeslagen, wat betekent dat ik – mits ik een internet of wifi verbinding heb – altijd en overal bij mijn documenten kan. Ook als mijn laptop bijvoorbeeld gestolen wordt of crasht (beide niet aub), dan kan ik alsnog bij mijn documenten. Dat geeft een heel veilig gevoel!

Heb je nog geen Dropbox account? Als je via mijn link een gratis account aanmaakt, krijg je 500 MB opslagruimte cadeau.

Design via Canva

Voor ontwerpen voor social media en m’n blog gebruik ik Canva. Hiermee maak je heel gemakkelijk je eigen designs, ook voor bijvoorbeeld drukwerk, flyers of advertenties. Ideaal als je niet zo handig bent met Photoshop! Het resultaat is natuurlijk niet hetzelfde als dat van een grafisch ontwerper, maar met Canva kom je een heel eind. En dat gratis! Er is ook een betaalde versie, met meer functies en lettertypes, die je 30 dagen gratis kunt uitproberen. En als je je via deze link gratis aanmeldt, krijg je nog een  gratis Canva-credit ook.

Social media inplannen via Hootsuite

Als je zowel op Instagram, Facebook, Twitter, YouTube en Pinterest actief wilt zijn, kan het lastig zijn dit te managen. Daarom zijn er diverse online tools die je daarbij kunnen helpen. Ikzelf gebruik Hootsuite, wat vooral bij social media-professionals populair is. Je kunt hier meerdere sociale netwerken beheren, posts inplannen en merkvermeldingen tracken. Er is een gratis en betaalde versie, ik heb zelf voldoende aan de gratis versie.

Lees ook: Hoe kom je als digital nomad aan opdrachtgevers?

Pinterest via Tailwind

Pinterest is ideaal om een community op te bouwen en bezoekers naar je website te trekken. Het platform wordt net als Google gebruikt, waarna de gevonden resultaten op eigen borden worden gepind. Daardoor is de levensduur van een pin maanden tot jaren, in tegenstelling tot zo’n 48u bij een Facebook post of tweet. Daarnaast zorgt Pinterest voor organisch websiteverkeer, in tegenstelling tot Facebook – waar je moet betalen voor een groot bereik.

Pinterest is echt een ondergeschoven kindje, dus ik raad je – afhankelijk van jouw bedrijf – zeker aan daar ook mee aan de slag te gaan. Om echte resultaten te boeken moet je er wel wat tijd in investeren (net als bij alles in het leven), en daar is Tailwind heel handig voor. Tailwind is een online tool waarmee je pins kunt inplannen. Dit doe je dus eens in de zoveel tijd en daarna heb je er geen omkijken meer naar. Benieuwd? Via mijn link kun je Tailwind de eerste maand gratis gebruiken.

Geen tijd of zin om dit zelf te doen? Ik heb je graag! Kijk dan eens naar mijn Pinterest Management diensten.

Zo, hopelijk heb je nu een goed beeld van handige online tools voor beginnende freelancers. Natuurlijk zijn er nog veel meer te vinden, maar deze gebruik ik het meest.

Dit artikel bevat affiliate links. Dat betekent dat als jij via die linkjes iets koopt, ik daar een klein percentage van ontvang. Voor jou kost dit niets extra, mij helpt het m’n blog te kunnen financieren.